Für Sie gelesen... - Besteuerung von Fahrzeugen des Betriebsvermögens

Michael Sommerhoff - Steuerberater Michael SOMMERHOFF, Steuerberater

Die steuerliche Behandlung der Nutzung von Fahrzeugen des Betriebsvermögens ist regelmäßig Bestandteil der "Bilanzbuchhalter"- und "Steuerfachwirt"-Klausuren. Zur Unterstützung Ihrer Prüfungsvorbereitung hat Michael SOMMERHOFF die gesetzlichen Regelungen sowie die Neuerungen durch das Steueränderungsgesetz 2007 zusammengestellt:

Grundsätzliches

Nutzung eines Firmenwagens durch Unternehmer

Die Aufwendungen für ein Kraftfahrzeug des Betriebsvermögens stellen in vollem Umfang Betriebsausgaben dar (§ 4 Abs. 4 EStG). Ein Kraftfahrzeug gehört zum notwendigen Betriebsvermögen, wenn dieses, gemessen an der Gesamtfahrleistung eines Jahres, zu mehr als 50% für betriebliche Fahrten genutzt wird. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil 10 bis 50%, kann der Unternehmer das Fahrzeug als gewillkürtes Betriebsvermögen ausweisen. Dieses Wahlrecht besteht nicht nur in Bilanzierungsfällen, sondern nach der geänderten BFH-Rechtsprechung auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung. Nutzt der Betriebsinhaber ein solches Fahrzeug für private Fahrten oder überlässt er es aus privaten Gründen einem Dritten, der nicht in einem Beschäftigungsverhältnis zum Betrieb steht, z. B. einem Angehörigen des Unternehmers, gehören die anteilig auf diese Fahrten entfallenden Aufwendungen zu den Kosten der Lebenshaltung (Privatentnahmen), die den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Für die Wertermittlung wurde neben der 1-%-Methode und der Fahrtenbuchmethode ab 2006 für Fahrzeuge des gewillkürten Betriebsvermögens eine Schätz-Methode eingeführt.

Nutzung eines Firmenwagens durch Arbeitnehmer

Andere steuerliche Folgerungen sind zu ziehen, wenn der Betrieb einem Arbeitnehmer die Privatnutzung eines betrieblichen Fahrzeugs gestattet. Hier kommt es nicht zur Betriebsausgabenkorrektur beim Arbeitgeber. In der privaten Überlassung liegt vielmehr ein Sachbezug (geldwerter Vorteil), den der Arbeitnehmer als Lohnbestandteil versteuern muss. Bei hoher bis hin zur ausschließlichen Privatnutzung des Firmenwagens bleibt der zu versteuernde Sachbezug meistens hinter den ersparten Aufwendungen für ein eigenes Fahrzeug des Arbeitnehmers zurück. Die Überlassung eines Firmenfahrzeugs als Lohnbestandteil erweist sich deshalb meistens als steuerlich vorteilhafte Gestaltung.

Wichtig: Ein Lohnverzicht zu Gunsten der Überlassung eines Firmenwagens wird inzwischen anerkannt. Eine Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betrieb scheidet jedoch aus, weil § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG die Umwandlung von Barlohn in einen pauschal zu versteuernden Sachbezug ausdrücklich ausschließt.
Die günstige Firmenwagenregelung kommt auch dann zur Anwendung, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug auf Veranlassung des Arbeitgebers least, dieser sämtliche Kosten trägt und im Innenverhältnis allein über die Nutzung des Fahrzeugs bestimmt. Erstattet der Betrieb dagegen dem Arbeitnehmer für dessen eigenen Pkw sämtliche Kosten, wendet er mit dem Nennwert anzusetzenden Barlohn und keinen Sachbezug zu. Sofern der Arbeitnehmer dieses Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betrieb und gegebenenfalls für Heimfahrten von der beruflichen Zweitwohnung am Beschäftigungsort nutzt, führt der hierfür anzusetzende Geldwert zu zusätzlichem Arbeitslohn. Für die Ermittlung des Sachbezugs stehen unverändert die 1-%-Regelung und die Fahrtenbuchmethode zur Verfügung.

Wichtig: Auch dann, wenn ein Arbeitnehmer verbotenerweise das ihm nur zu Dienstzwecken überlassene Fahrzeug für Privatfahrten benutzt, liegt steuerlich ein Sachbezug vor, dessen Wert in der Regel, da kein steuerlich anzuerkennendes Fahrtenbuch vorliegen dürfte, nach der 1-%-Methode ermittelt wird. Handelt es sich bei dem Arbeitnehmer aber um einen GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer oder AG-Aktionärs-Vorstand und ist die unzulässige Privatnutzung eine verdeckte Gewinnausschüttung, darf der Wert nach zwischenzeitlich bestätigter BFH-Rechtsprechung nicht nach der 1-%-Methode ermittelt werden, sondern muss mit dem tatsächlichen Verkehrswert zuzüglich eines Gewinnaufschlags angesetzt werden (BFH vom 23.01.2008 –I R 8/06).


Ermittlung des Privatanteils bzw. Sachbezuges

Grundsätzlich gelten für die Bewertung des Privatanteils beim Unternehmer und für die Bewertung des Sachbezuges "Firmenwagen" beim Arbeitnehmer die gleichen gesetzlichen Regelungen. In Teilbereichen bestehen geringe, ab 2006 erhebliche Unterschiede zwischen Unternehmer- und Arbeitnehmer-Nutzung.

Die 1-%-Methode

Ohne Rücksicht auf den Umfang der durchgeführten Privatfahrten (gemeint sind insbesondere Urlaubs-, Einkaufs-, Besuchsfahrten), ist als Nutzungswert für jeden Kalendermonat 1% des Inländischen Listenpreises anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Sätze 2 und 3 EStG). Als Listenpreis gilt die auf volle 100 Euro abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen inklusive der Umsatzsteuer.

Wichtig: Zur Vermeidung einer Übermaßbesteuerung wird der pauschale Nutzungswert zusammen mit den nicht abziehbaren Betriebsausgaben bzw. der geldwerte Vorteil für das überlassene Firmenfahrzeug auf die tatsächlichen Gesamtkosten für dieses Fahrzeug begrenzt (so genannte "Kostendeckelung").

Die 1-%-Methode erstreckt sich grundsätzlich auf jedes Betriebsfahrzeug, das zu Privatfahrten genutzt wird. Welchen Nutzungsanteil die Privatfahrten ausmachen, bleibt auf die Höhe der pauschalen Privatentnahme ohne Auswirkung. Gehören mehrere Pkw zum Betriebsvermögen, verlangt der Wortlaut der Gesetzesvorschrift die mehrfache Anwendung der 1-%-Regelung.

Die Finanzämter gehen beim Einzelunternehmer mit mehreren Fahrzeugen im Betriebsvermögen wie folgt vor:

  • Nutzt der Unternehmer die Fahrzeuge privat, ist die private Nutzungsentnahme monatlich mit 1% für das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis anzusetzen. Zum Vergleich: Die Firmenwagenregelung für Arbeitnehmer geht bei vergleichbarem Sachverhalt vom Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs aus. Der Ansatz unterbleibt für jeden vollen Monat, in dem eine private Nutzung oder eine Nutzung von Fahrten zur Betriebsstätte ausgeschlossen ist (z. B. durch Urlaub oder Krankheit).
  • Werden die Kraftfahrzeuge auch von Personen genutzt, die zur "Privatsphäre des Unternehmers" gehören (z. B. Ehefrau oder Kinder), sind für jeden weiteren Privatnutzer zusätzlich monatlich 1% aus dem jeweils nächst höheren Listenpreis des betrieblichen Wagenparks anzusetzen. Z. B. kommt es dann bei drei Privatnutzern und fünf Fahrzeugen im Betriebsvermögen zum Ansatz mit monatlich je 1% aus den drei höchsten Listenpreisen.

Gestaltungshinweis: Kann glaubhaft gemacht werden, dass einzelne oder alle Angehörige ein Betriebsfahrzeug für Privatfahrten nicht nutzen, vermindert sich die Nutzungsentnahme gegebenenfalls bis auf den Ansatz für den Unternehmer aus monatlich 1% des höchsten Listenpreises. Die Finanzverwaltung legt sich hinsichtlich der Anforderungen an die Glaubhaftmachung allerdings nicht fest.


Hat eine Personengesellschaft mehrere privat nutzbare Fahrzeuge im Betriebsvermögen, verlangt die Finanzverwaltung den Ansatz einer Nutzungsentnahme mit monatlich 1% je Gesellschafter und Fahrzeug, die sich dann bei weiteren Fahrzeugen im Betriebsvermögen - im Prinzip wie bei Einzelunternehmen - um jeden privat nutzenden Angehörigen erhöht. Welcher Listenpreis für welchen Gesellschafter zu Grunde zu legen ist, erweist sich als unproblematisch, sofern die Fahrzeuge im Sonderbetriebsvermögen der Gesellschafter bilanziert sind. In anderen Fällen empfiehlt sich der Abschluss einer Nutzungsvereinbarung. Steht mehreren Gesellschaftern gemeinsam nur ein Fahrzeug für Privatfahrten zur Verfügung, ist der 1-%-Wert nur einmal zu ermitteln und nach Köpfen auf die betroffenen Gesellschafter zu verteilen.

Neuregelung seit 2006 (Schätz-Methode)

Mit dem "Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen" vom 28.04.2006 wurde die 1-%-Methode rückwirkend zum 01.01.2006 eingeschränkt. Diese Bewertungsmethode gilt jetzt nur noch für Kraftfahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens. Die Beweislast für ein Überwiegen der betrieblichen Fahrten trägt der Unternehmer. Das Gesetz schreibt dafür jedoch kein Fahrtenbuch vor. Der betriebliche Nutzungsumfang ist darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen (z. B. durch Eintragungen in den Terminkalender oder durch Reisekostenaufstellungen). Die Finanzverwaltung erkennt auch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten an. Erforderlich sind Angaben zum Anlass der Fahrt mit der zurückgelegten Strecke und über die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums. Ein einmal dargelegter betrieblicher Nutzungsumfang gilt, bis auf Fälle mit wesentlichen Veränderungen, auch für die folgenden Veranlagungszeiträume.

Weist der Unternehmer ein Fahrzeug mit einem betrieblichen Nutzungsanteil von 10 bis 50% als gewillkürtes Betriebsvermögen aus, ist die Entnahme mit dem auf die nicht betrieblichen Fahrten zu fallenden Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug zu bewerten. Steht der Umfang der Privatnutzung nicht durch Aufzeichnungen fest, ist er zu schätzen. Damit hat der Gesetzgeber eine dritte Methode zur Ermittlung des Entnahmewerts eingeführt.

Wichtig: Diese Ermittlungsmethode für Fahrzeuge des gewillkürten Betriebsvermögens wird regelmäßig ungünstiger sein als die 1-%-Methode. Bei bereits abgeschriebenen Fahrzeugen mit hohem Listenpreis stellen sich Fahrzeuge des gewillkürten Betriebsvermögens trotz der höheren Privatnutzung jedoch oft besser. Abzugsfähig bleibt in diesen Fällen nämlich der auf die Betriebsfahrten entfallende Anteil an den tatsächlichen Aufwendungen, während der pauschale Nutzwert die Gesamtaufwendungen nahezu oder ganz (Kostendeckelung) neutralisieren kann.


Besonderheiten bei Überlassung an Arbeitnehmer

Die beim Unternehmerfahrzeug seit 2006 vorzunehmende Differenzierung zwischen Fahrzeugen des notwendigen und des gewillkürten Betriebsvermögens geht bei der Versteuerung des Sachbezugs "Firmenwagen" für Arbeitnehmer ins Leere, denn ein dem Arbeitnehmer überlassener Firmenwagen gehört beim Arbeitgeber stets zu dessen notwendigen Betriebsvermögen. Hier bleibt es also bei der 1-%-Methode und der Fahrtenbuchregelung. Darüber hinaus bestehen die folgenden Besonderheiten zwischen Ermittlung des Privatanteils und Bewertung des Sachbezugs "Firmenwagen":

Der Ansatz mit 1% des Listenpreises stellt einen Monatswert dar, der auch dann anzusetzen ist, wenn der Arbeitnehmer das ihm überlassene Fahrzeug tatsächlich nur gelegentlich nutzt oder wenn er von seinem Zugriffsrecht auf ein Fahrzeug aus einem Fahrzeugpool nur gelegentlich Gebrauch macht. Die Monatsbeiträge sind jedoch nicht zu versteuern

  • für volle Monate, in denen dem Arbeitnehmer kein Firmenfahrzeug zur Verfügung steht,

    oder
  • wenn dem Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug von Fall zu Fall aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich für nicht mehr als fünf Tage im Monat überlassen wird. In diesem Fall ist der einzelne private Fahrtkilometer mit 0,001% des Listenpreises zu bewerten. Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

Steht ein Kfz mehreren Arbeitnehmern zur Verfügung, so ist der geldwerte Vorteil insgesamt mit 1% zu ermitteln und auf die Nutzungsberechtigten gleichmäßig zu verteilen. Die eventuelle Einschränkung der privaten Nutzungsmöglichkeit eines Fahrzeugs infolge einer Werbeaufschrift oder ähnlicher Hinweise auf ein Betriebsfahrzeug schließt die Zurechnung eines Sachbezuges nicht aus. Davon kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung untersagt und die Einhaltung seines Verbots überwacht oder wenn die Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist, z. B. wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug nach Dienstende und am Wochenende auf dem Betriebsgelände abstellt und den Schlüssel abgibt. Das Nutzungsverbot ist durch entsprechende Unterlagen nachzuweisen, die zum Lohnkonto zu nehmen sind. Nach der Rechtsprechung des BFH spricht der Beweis des ersten Anscheins für eine auch private Nutzung des Dienstwagens. Dieser Anscheinsbeweis kann im Einzelfall widerlegt werden. Muss der Arbeitnehmer für die Privatfahrten ein Nutzungsentgelt entrichten, mindert dies den zu versteuernden geldwerten Vorteil bis maximal auf 0 Euro.

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs-/Arbeitsstätte

Ein ähnliches pauschales Schätzungsverfahren sieht das Gesetz

  • beim Unternehmer zur Ermittlung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG)

    und

  • beim Arbeitnehmer zur Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und (regelmäßiger) Arbeitsstätte (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG) vor.

Beide Vorschriften des EStG stellen für die Ermittlung des Werts nicht auf die einzelne Fahrt, sondern grundsätzlich auf den Monat ab, ohne dass es auf die Anzahl der durchgeführten Fahrten pro Monat ankommt. Für volle Kalendermonate, in denen dem Arbeitnehmer kein Firmenfahrzeug zur Verfügung steht bzw. beim Unternehmer eine Nutzung ausgeschlossen ist, kommt ebenfalls kein Wert zum Ansatz. Der Monatswert beträgt 0,03% des Bruttolistenspreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betriebsstätte/regelmäßiger Arbeitsstätte.


Beim Unternehmer ist diesem Wert die Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer für jede Fahrt gegenüberzustellen, im Allgemeinen für 15 Fahrten pro Monat. Soweit der Pauschalwert von 0,03% den auf der Grundlage der Entfernungspauschale errechneten Wert übersteigt, liegen beim Unternehmer nichtabzugsfähige Betriebsausgaben vor. Im Ergebnis wirken sich somit 0,30 Euro je Entfernungskilometer als Betriebsausgabe aus.

Wichtig: Ist bei Fahrzeugen mit einem niedrigen Listenpreis der mit 0,03% ermittelte Pauschalwert geringer als die Entfernungspauschale, können Betriebsausgaben in Höhe der Entfernungspauschale angesetzt werden. Damit erfolgt auch zu Gunsten des Unternehmers eine Gleichstellung mit Arbeitnehmern.


Ein Arbeitnehmer muss den Pauschalwert von 0,03% als steuerpflichtigen Sachbezug versteuern. Andererseits darf er die Kosten für den Weg zur Arbeit im Rahmen des Werbungskostenabzugs geltend machen. Stattdessen kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil bis zur Höhe der Entfernungspauschale für 15 Fahrten monatlich (oder mehr auf Nachweis) mit 15% pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG; siehe Lohnsteuer-Pauschalierung). Bei beiden Varianten versteuert der Arbeitnehmer somit letztlich noch den Betrag, der beim Unternehmer den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben entspricht.

Stehen verschiedene Fahrzeuge zur Auswahl, ist wie bei der 1-%-Regelung beim Unternehmer auf das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis und beim Arbeitnehmer auf den Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs abzustellen. Steht das Firmenfahrzeug dem Arbeitnehmer nur zur gelegentlichen Nutzung (maximal fünf Tage im Monat) zur Verfügung, ist nicht ein Monatswert von 0,03%, sondern je Fahrtkilometer ein Sachbezug mit 0,001% des Listenpreises zu ermitteln. Für den Unternehmer mit mehreren Betriebsstätten in unterschiedlicher Entfernung von der Wohnung soll die Fünf-Tage-Regelung sinngemäß gelten.

Neuregelung ab 2006

Die für Fahrten zur Betriebsstätte mit dem Unternehmerfahrzeug zulässige pauschale Kostenermittlung mit 0,03% des Listenpreises gilt ab 2006 nur noch für Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens, also bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50% (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG) Bei Fahrzeugen des gewillkürten Betriebsvermögens sind die tatsächlichen Aufwendungen der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale gegenzurechnen. Im Prinzip entspricht dies der Fahrtenbuchmethode. Bei der Überlassung von Firmenfahrzeugen an Arbeitnehmer bleibt es bei dem Pauschalwert, weil ein derartiges Fahrzeug beim Arbeitgeber stets notwendiges Betriebsvermögen darstellt.

Einzelnachweis-Methode

Neben der im Gesetz genau festgelegten 1-%-Methode und der Sonderregelung für Fahrzeuge des gewillkürten Betriebsvermögens bleibt es Unternehmer wie Arbeitnehmer unbenommen, die genaue Höhe der auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen zu ermitteln. Das Gesetz verlangt dafür Nachweise in zweierlei Hinsicht:

  • Die für den einzelnen Pkw entstehenden Aufwendungen müssen feststehen

    und

  • aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen sich die betrieblichen/beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie eventuell die Familienheimfahrten und natürlich auch die Privatfahrten ergeben.

Die Aufwendungen sind durch Belege nachzuweisen.

Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und mindestens die folgenden Eintragungen enthalten:

  • Datum der Fahrt,
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt;
  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge; Umwegfahrten sind aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben wird verzichtet, sofern die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint. Bei Kundendienstmonteuren, Handelvertretern, Kurierdienstfahrten, Automatenlieferanten und vergleichbaren Berufen mit weiten Fahrtstrecken reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Für Taxifahrer reicht für die "Fahrten im Pflichtgebiet" der tägliche Kilometerstand zu Beginn und am Ende; außerhalb dieses Gebiets bedarf es der genauen Angabe des Reiseziels. Fahrlehrer geben anstelle des Reisezwecks usw. "Lehrfahrten", "Fahrschulfahrten" o. Ä. an. Bei gleich bleibendem Kundenkreis reicht die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners (Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch beifügen);
  • für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind;
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Heimfahrten genügt jeweils ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ist Voraussetzung für das Einzelnachweisverfahren. Werden mehrere betriebliche Fahrzeuge privat, zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zu Familienheimfahrten genutzt, gilt das Einzelnachweisverfahren für das oder die Fahrzeuge mit Fahrtenbuch. Für andere, auch privat genutzte Fahrzeuge, kann bzw. muss das Pauschalverfahren praktiziert werden. Für die Pauschalwerte sind die auch privat genutzten Fahrzeuge ohne Fahrtenbuch mit den höchsten Listenpreisen heranzuziehen.

Aufteilung der Gesamtkosten

Der bei der 1-%-Methode pro Monat mit Prozentsätzen des Listenpreises ermittelte Schätzwert wird bei der Einzelnachweismethode durch eine an der Kilometerleistung orientierte Aufteilung der Gesamtkosten ersetzt. Diese Methode erfasst den jeweiligen Nutzungswert somit genau. Insbesondere fließen über die Einbeziehung der tatsächlich verbuchten AfA nur die tatsächlich aufgewendeten Anschaffungskosten in den Privatanteil ein, wobei bei abgeschriebenen Fahrzeugen die AfA ganz entfällt. Allerdings richtet sich im Fall der Überlassung eines Firmenwagens an einen Arbeitnehmer die AfA nicht notwendigerweise nach dem Betrag, den der Arbeitgeber in seiner Gewinnermittlung tatsächlich geltend gemacht hat. Im Regelfall ist als Grundlage für die Bemessung der Gesamtkosten von einer AfA für Pkw von 12,5% der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen Gesamtnutzungsdauer auszugehen.

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